Ciclos de vida del proyecto: las fases principales

Los ciclos de vida del proyecto se entienden comociertas fases a través de las cuales este o aquel plan pasa en el curso de su implementación, así como su funcionamiento. Esta separación es importante no solo desde el punto de vista teórico, sino también desde el punto de vista práctico, ya que brinda la oportunidad de controlar mejor el proceso de producción.

Definición del término

El concepto del ciclo de vida de un proyecto implicabajo una cierta secuencia de pasos para implementar una idea particular con respecto a la producción o el proceso de gestión. El papel de este concepto se puede expresar en las siguientes declaraciones:

• determina la duración del proyecto, indicando claramente las fechas de su inicio y finalización;
• le permite detallar el proceso de implementación de la idea, dividiéndola en fases específicas;
• Permite definir claramente la cantidad de personal involucrado, así como los recursos necesarios;
• facilita el procedimiento de control.

Etapas del ciclo de vida del proyecto

En el proceso de implementar este o aquel planCon respecto al proceso de producción u otras actividades en la empresa, se pueden identificar varios momentos consecutivos. Entonces, es común distinguir las siguientes etapas del ciclo de vida del proyecto:

• Iniciación: la idea está avanzando, así comopreparación de documentos de proyecto. Se realiza una justificación detallada, así como una investigación de mercado, que servirá como una ayuda para la implementación de etapas posteriores.
• Planificación: la definición del momento de la implementación de la idea, la separación de estos procesos en etapas específicas, así como el nombramiento de los artistas intérpretes o ejecutantes y las personas responsables.
• Ejecución: comienza inmediatamente después de que se hayan aprobado los planes. Implica la implementación completa de todas las actividades planificadas.
• La finalización es el análisis de los datos obtenidos y el control para el cumplimiento de sus planes. En la mayoría de los casos, esta responsabilidad recae en la administración.

Cabe señalar que esta división en las etapas del ciclo de vida del proyecto es muy condicional. Cada organización tiene el derecho de detallar de manera independiente este proceso y descomponerlo en etapas.

Fases del ciclo

Hay cuatro fases principales del ciclo de vida del proyecto, a saber:

• Las investigaciones previas a la inversión sonelegir la mejor opción para el proyecto, realizar negociaciones con las partes interesadas y emitir valores a través de los cuales se atraerá capital;
• invertir directamente, cuando mediante la venta de acciones u otros instrumentos financieros la organización recibe los fondos necesarios para la realización de la idea;
• la operación del proyecto es un proceso de producción a gran escala que se lleva a cabo de acuerdo con un plan prediseñado;
• El estudio posterior a la inversión consiste en evaluar la efectividad de la actividad, así como también determinar la correspondencia de los resultados con la prospectiva.

Características del ciclo de vida del proyecto

Los ciclos de vida del proyecto, como ya se mencionó anteriormente, se pueden construir de forma individual, teniendo en cuenta las características específicas de una empresa en particular. Sin embargo, todos tienen algunas características en común, a saber:

• La mayor cantidad de costos y personal involucrado en la implementación del proyecto está en el medio del ciclo. El comienzo y el final de este proceso se caracterizan por indicadores bajos.
• En la primera etapa, existe el mayor nivel de riesgo, así como las incertidumbres y dudas sobre el resultado exitoso de la actividad.
• Al comienzo del ciclo de vida del proyecto, los participantes tienengrandes oportunidades para hacer cambios y mejorar la metodología para alcanzar los objetivos. Con el tiempo, esto se vuelve más difícil.

Modelo Cascade del ciclo de vida del proyecto

A pesar de que los ciclos de vida para todosun solo proyecto u organización puede diferir significativamente, existen algunos modelos generalmente aceptados que pueden servir como base básica. Una de las más comunes es la cascada, que implica la implementación consistente de cada acción planificada y se caracteriza por las siguientes características:

• elaboración de un plan de acción claro para alcanzar los objetivos establecidos;
• para cada acción se define una determinada lista de tareas, así como la ejecución obligatoria de las obras;
• la introducción de etapas intermedias (de control), que supervisarán el cumplimiento del plan desarrollado previamente.

Modelo espiral

Ciclos de vida de un proyecto que difierenciclicidad, se desarrollan de acuerdo con el modelo en espiral. En cada turno, la eficiencia del desarrollo se determina de acuerdo con su costo. Este modelo difiere en que, en su desarrollo, el componente de riesgo toma una de las posiciones clave, que a menudo incluye los siguientes elementos:

• falta de personal calificado y experimentado;
• la oportunidad de ir más allá del presupuesto o no cumplir con los plazos;
• la pérdida de la relevancia del desarrollo durante su implementación;
• la necesidad de hacer cambios en el proceso de producción;
• riesgos relacionados con factores externos (interrupciones del suministro, cambios en la situación del mercado, etc.);
• desajuste de la capacidad de producción al nivel requerido;
• contradicciones en el trabajo de varias unidades.

Modelo incremental

Los ciclos de vida del proyecto se pueden considerar conpunto de vista del modelo incremental. El uso más relevante y justificado se dará cuando se espere un trabajo complejo y de gran escala con una gran cantidad de participantes. En este caso, el proyecto volumétrico se divide en muchos componentes pequeños, que, al realizarse en partes, se convierten posteriormente en un proyecto a gran escala.

El modelo incremental no requiere una sola vezinversión de todos los fondos necesarios. Puede gradualmente hacer pequeñas cantidades que cubran cada una de las etapas. Y dado que todo el proyecto se divide en pequeños componentes, es lo suficientemente flexible y permite realizar los cambios correspondientes en cualquier momento. Y uno de los momentos más importantes es la minimización de los riesgos, que se distribuyen de manera uniforme entre las fases (incrementos).

Principios del ciclo de vida de un proyecto

Los ciclos de vida del proyecto se caracterizan por una serie de principios, a saber:

• presencia de un plan detallado, que detalla claramente todos los períodos de tiempo, términos, participantes, así como los indicadores en términos digitales, que deben lograrse en función de los resultados del trabajo;
• se debe desarrollar un sistema de reporte, de acuerdo con el cual, al final de cada etapa, se monitoreará el cumplimiento de los resultados alcanzados con el reclamo;
• la disponibilidad de un sistema de análisis de acuerdo con el cual se puede predecir la situación futura con miras a hacer ajustes;
• la organización debe tener un sistema de respuesta a situaciones imprevistas para que el trabajo pueda orientarse en la dirección correcta en cualquier etapa del ciclo de vida.

Un ejemplo del ciclo de vida de un proyecto

En la práctica, es importante estudiar el ciclo de vida del proyecto. Un ejemplo es el desarrollo y la producción de un nuevo modelo de teléfono inteligente. Entonces, en la etapa inicial, es necesario hacer lo siguiente:

• formular objetivos: aumentar las ventas, ingresar a nuevos mercados;
• estudio del problema - análisis de modelos existentes y necesidades del consumidor;
• estudio y ajuste del desarrollo presentado;
• elaborando un plan que reflejará el tiempo de implementación específico, los participantes y las personas responsables, así como el presupuesto de este proyecto.

La etapa de desarrollo implica enfocarse en las instalaciones principales e incluye:

• el nombramiento del director del proyecto; este puede ser el ingeniero principal o la persona que hizo esta propuesta de racionalización;
• buscar fuentes de financiación: atraer inversores o utilizar sus propias reservas;
• si es necesario, se compran equipos especiales, partes y software;
• se lleva a cabo un análisis de los riesgos que pueden estar asociados con las acciones de los competidores o la respuesta del consumidor a un nuevo producto.

En la etapa de implementación del proyecto, elproceso directo de fabricación de un nuevo modelo de teléfono inteligente. Es importante monitorear continuamente el uso de los recursos, el cumplimiento de los plazos y, lo más importante, la calidad y el cumplimiento de los resultados con lo planificado.

En la etapa final, toda la producciónLas actividades deben completarse y los productos se ponen en el mercado (después de las pruebas preliminares). Además, debe haber un control sobre el gasto del presupuesto y el cumplimiento de los plazos.